Secrétaire comptable H/FRéf. 309034

Employé qualifié
Reims (51)
CDI
Publiée le
19/08/2022

Description du poste

SECRETAIRE COMPTABLE

    • Répondre au téléphone et acheminer les appels aux personnes concernées ou prendre des messages.
    • Tenue de l’agenda (Hôtels, trains, avions, congés payés, divers rendez-vous)
    • Ouvrir, trier et distribuer le courrier reçu, incluant les télécopies et les courriels
    • Préparer, traiter, et vérifier les factures, chèques reçus (pointage dans la gestion commerciale)
    • Effectuer les factures d’acompte et de solde
    • Règlement des factures fournisseurs
    • Gestion de l’enregistrement dans la base de données :
      • Création fiche client, fournisseur et prospect,
      • Création des salons : Enregistrement coordonnées du salon et de l’organisateur, alimentation du site web avec logos des salons à modifier en 3 formats, documents techniques, date de montage et démontage des salons)
    • Etablissement devis location de mobilier
    • Relance téléphonique des devis
    • Appel des clients pour les salons à venir
    • Gestion des transports extérieurs à l’entreprise         
    • Effectuer les demandes de prix et les commandes auprès des fournisseurs   
    • Relance par téléphone et par courrier des factures non réglés
    • Programmer et contrôler la réparation de l’équipement ainsi que les contrats de service
    • Gestion du parc véhicules (assurances – contrôles techniques – cartes total – carte grise à refaire en cas de perte)
    • Organisation du travail de Victor et Martin
    • Aller à la poste

COMPTABILITE :

  • Enregistrement comptable des factures clients et fournisseurs avec scannage des factures,
  • Règlement des factures fournisseurs
  • Enregistrement des banques, chéquiers et relevé CB
  • Rapprochement bancaire (BNP – SNVB—BPLC)
  • Déclaration TVA (ADEXPO – SCI DRUART – SCI DRUART2)
  • Loyer des 2 SCI
  • Relation avec les banques, assurances
  • Effectuer les calculs, afficher et vérifier les chiffres, vérifier et corriger les erreurs
  • Préparation bilans pour le cabinet comptable (ADEXPO – 2 SCI – 2 HOLDINGS)

SOCIAL :

  • Etablissement contrat de travail
  • Etablissement tableaux récapitulatifs heures salariés
  • Gestion visites médicales
  • Gestion des congés payés
  • Déclaration embauche URSSAF, caisse congés payés et PRO BTP
  • Tenue à jour du registre du personnel
  • Remplir tableaux EXCEL pour charges sociales
  • Etablissement fin de contrat (solde de tout compte, attestation Assedic, déclaration caisse congés payés)
  • Virement des salaires

MAILING :

  • Tenir et mettre à jour les listes de catalogues pour l’envoi des mailings (saisie des catalogues salons)
  • Envoi de mailing pour salons, cartes de vœux

SALON :

  • Commandes (électricité, élingages) des exposants auprès des parcs expositions
  • Envoi des plans pour validation auprès des organisateurs
  • Relation téléphonique avec les parcs expo
  • Demande de dérogation pour les montages de salon
  • Envoi de dérogation au parc pour que les commandes soit installées le jour j
  • Demande emplacement des exposants sur les salons
  • Demande de passe pour le montage et le démontage
  • Enregistrement des véhicules sur LOGIPASS VIPARIS pour le montage et le démontage
  • Location de véhicules
  • Réservation hôtels, trains et avions
  • Retour du dossier jaune (s’assurer que le bon de livraison soit signé par le démonteur)

 

IMPORTANT :  S’assurer que dans le dossier jaune il y ait :

  • Emplacement du stand (plan de masse avec numéro de hall et de stand)
  • Dérogation de montage s’il y a une
  • Commandes (élingues, électricité…)
  • Passe montage et démontage
  • Passe véhicule
  • Hôtel
  • Billet de train, avion
  • Liste des taxis près de la gare
  • Carte bancaire si besoin

 

 

 

 


Expérience exigée

Contact

www.adexpo.fr

Gérant: Paul Abelé

ADEXPO

Activité principale de l'entreprise :

Autre

Société de design de stands pour salons expositions et évenementiel.

10 salariés

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